При конвертации Word в PDF ваши закладки и оглавление могут «потеряться». Но это легко исправить!

Введение

• Иногда конвертация документа из Word в PDF теряет структурность и удобство навигации. Для больших текстов с несколькими разделами это особенно ощутимо: поиск нужного раздела становится труднее, а взаимодействие с документом — менее комфортным.
• Закладки в PDF позволяют быстро переходить к нужным разделам, обеспечивая плавную навигацию и улучшенную читабельность. Ниже — пошаговые инструкции, которые помогут создать PDF с закладками и оптимизировать ваш рабочий процесс.

Основная часть

1) Подготовка документа Word к конвертации

Чтобы в итоге получить корректные закладки, документ должен иметь структурированную и понятную иерархию заголовков.

• Используйте стили заголовков:
  • Заголовок 1 (Heading 1) — для крупных частей/глав документа.
  • Заголовок 2 (Heading 2) — для разделов внутри глав.
  • Заголовок 3 (Heading 3) — для подразделов внутри разделов.
• Проверяйте уровень заголовков:
  • Не пропускайте уровни без необходимости.
  • Старайтесь держать 3–4 уровня в общей структуре, чтобы не перегружать закладки.
• Включите просмотр структуры:
  • В Word можно открыть область навигации (Navigation Pane) или «Outline view» (Режим структуры), чтобы увидеть и исправить иерархию заголовков.

2) Как сохранить PDF с закладками (Windows и Mac)

Windows (Word 2016/2019/365 и аналогичные версии)

1. Откройте файл Word.
2. Файл → Сохранить как → выберите место сохранения.
3. В поле «Тип файла» выберите PDF.
4. Нажмите кнопку «Параметры…» (Options).
5. В открывшемся окне сделайте следующее:
   • Убедитесь, что стоит «Create bookmarks using: Headings» (Создавать закладки из заголовков).
   • При необходимости включите «Document structure tags for accessibility» (Теги структуры документа для доступности).
   • По желанию включите другие параметры (например, стандартизированный формат, размер файла).
6. Нажмите ОК, затем Сохранить.
7. Откройте полученный PDF в любом читалке и проверьте панель закладок (обычно слева). Заголовки должны образовать иерархические закладки.

Mac (Word для Mac)

1. Откройте файл Word.
2. Файл → Сохранить как → формат PDF (или экспорт).
3. В параметрах экспорта найдите опцию «Create bookmarks using: Headings» (Создавать закладки из заголовков) и включите её.
4. При необходимости включите доступность/структурные теги, если такие параметры доступны.
5. Сохраните документ и проверьте PDF на наличие закладок.

Примечание: В зависимости от версии Word на Mac меню и формулировки могут незначительно отличаться. Основной принцип остаётся тем же: экспортировать как PDF с созданием закладок на основе заголовков.

3) Альтернатива: использование Adobe Acrobat Pro

• Если у вас есть Adobe Acrobat Pro, можно дополнительно дополнительно настроить или создать закладки вручную.
• Открываете PDF в Acrobat → инструмент «Закладки» → добавляете, переименовываете и структурируете закладки по иерархии.
• Также можно автоматически импортировать заголовки Word в закладки через Acrobat, если документ подано в соответствующем формате.

4) Проверка и финальная настройка

• Откройте PDF и проверьте панель закладок:
  • Убедитесь, что верхний уровень соответствует главам документа (Heading 1).
  • Подуровни correctly отображаются для разделов (Heading 2, Heading 3).
• Пройдитесь по нескольким закладкам, чтобы убедиться, что навигация работает корректно и не приводит к неверным страницам.
• При необходимости скорректируйте стиль заголовков в Word и повторно экспортируйте PDF.

5) Частые ошибки и что делать

• Пропуски заголовков или несогласованные уровни: исправьте стиль заголовков в Word и повторно экспортируйте.
• Загадки формулировки заголовков: используйте ясные и краткие формулировки, чтобы закладки были понятными.
• Отклонения в навигации после изменений: после редактирования документа добавьте новые заголовки и повторно экспортируйте PDF.
• Несоответствие версий: проверьте параметры экспорта в вашей версии Word; некоторые функции могут называться иначе.

Пример пошаговой инструкции (короткий чек-лист)

• Убедитесь, что документ структурирован заголовками (Heading 1, Heading 2, Heading 3).
• Протестируйте просмотр структуры в Word (Outline/Navigation Pane).
• File → Save As → PDF.
• Options → Create bookmarks using: Headings; включить доступность, если нужно.
• Сохранить и проверить PDF в читателе на наличие закладок.
• При необходимости скорректируйте заголовки и повторно экспортируйте.

Заключение

Правильная настройка конвертации Word в PDF с закладками значительно упрощает работу с большими документами: навигация по разделам становится быстрой, а взаимодействие с текстом — более удобным. Правильная подготовка документа (чёткая иерархия заголовков) в сочетании с корректной настройкой параметров экспорта в Word обеспечивают надежную работу закладок в итоговом PDF. Следуйте инструкциям выше, и ваш рабочий процесс станет эффективнее и продуктивнее.