Введение
- Иногда конвертация документа из Word в PDF теряет структурность и удобство навигации. Для больших текстов с несколькими разделами это особенно ощутимо: поиск нужного раздела становится труднее, а взаимодействие с документом — менее комфортным.
- Закладки в PDF позволяют быстро переходить к нужным разделам, обеспечивая плавную навигацию и улучшенную читабельность. Ниже — пошаговые инструкции, которые помогут создать PDF с закладками и оптимизировать ваш рабочий процесс.
Основная часть
1) Подготовка документа Word к конвертации
Чтобы в итоге получить корректные закладки, документ должен иметь структурированную и понятную иерархию заголовков.
- Используйте стили заголовков:
- Заголовок 1 (Heading 1) — для крупных частей/глав документа.
- Заголовок 2 (Heading 2) — для разделов внутри глав.
- Заголовок 3 (Heading 3) — для подразделов внутри разделов.
- Проверяйте уровень заголовков:
- Не пропускайте уровни без необходимости.
- Старайтесь держать 3–4 уровня в общей структуре, чтобы не перегружать закладки.
- Включите просмотр структуры:
- В Word можно открыть область навигации (Navigation Pane) или «Outline view» (Режим структуры), чтобы увидеть и исправить иерархию заголовков.
2) Как сохранить PDF с закладками (Windows и Mac)
Windows (Word 2016/2019/365 и аналогичные версии)
- Откройте файл Word.
- Файл → Сохранить как → выберите место сохранения.
- В поле «Тип файла» выберите PDF.
- Нажмите кнопку «Параметры…» (Options).
- В открывшемся окне сделайте следующее:
- Убедитесь, что стоит «Create bookmarks using: Headings» (Создавать закладки из заголовков).
- При необходимости включите «Document structure tags for accessibility» (Теги структуры документа для доступности).
- По желанию включите другие параметры (например, стандартизированный формат, размер файла).
- Нажмите ОК, затем Сохранить.
- Откройте полученный PDF в любом читалке и проверьте панель закладок (обычно слева). Заголовки должны образовать иерархические закладки.
Mac (Word для Mac)
- Откройте файл Word.
- Файл → Сохранить как → формат PDF (или экспорт).
- В параметрах экспорта найдите опцию «Create bookmarks using: Headings» (Создавать закладки из заголовков) и включите её.
- При необходимости включите доступность/структурные теги, если такие параметры доступны.
- Сохраните документ и проверьте PDF на наличие закладок.
Примечание: В зависимости от версии Word на Mac меню и формулировки могут незначительно отличаться. Основной принцип остаётся тем же: экспортировать как PDF с созданием закладок на основе заголовков.
3) Альтернатива: использование Adobe Acrobat Pro
- Если у вас есть Adobe Acrobat Pro, можно дополнительно дополнительно настроить или создать закладки вручную.
- Открываете PDF в Acrobat → инструмент «Закладки» → добавляете, переименовываете и структурируете закладки по иерархии.
- Также можно автоматически импортировать заголовки Word в закладки через Acrobat, если документ подано в соответствующем формате.
4) Проверка и финальная настройка
- Откройте PDF и проверьте панель закладок:
- Убедитесь, что верхний уровень соответствует главам документа (Heading 1).
- Подуровни correctly отображаются для разделов (Heading 2, Heading 3).
- Пройдитесь по нескольким закладкам, чтобы убедиться, что навигация работает корректно и не приводит к неверным страницам.
- При необходимости скорректируйте стиль заголовков в Word и повторно экспортируйте PDF.
5) Частые ошибки и что делать
- Пропуски заголовков или несогласованные уровни: исправьте стиль заголовков в Word и повторно экспортируйте.
- Загадки формулировки заголовков: используйте ясные и краткие формулировки, чтобы закладки были понятными.
- Отклонения в навигации после изменений: после редактирования документа добавьте новые заголовки и повторно экспортируйте PDF.
- Несоответствие версий: проверьте параметры экспорта в вашей версии Word; некоторые функции могут называться иначе.
Пример пошаговой инструкции (короткий чек-лист)
- Убедитесь, что документ структурирован заголовками (Heading 1, Heading 2, Heading 3).
- Протестируйте просмотр структуры в Word (Outline/Navigation Pane).
- File → Save As → PDF.
- Options → Create bookmarks using: Headings; включить доступность, если нужно.
- Сохранить и проверить PDF в читателе на наличие закладок.
- При необходимости скорректируйте заголовки и повторно экспортируйте.
Заключение
Правильная настройка конвертации Word в PDF с закладками значительно упрощает работу с большими документами: навигация по разделам становится быстрой, а взаимодействие с текстом — более удобным. Правильная подготовка документа (чёткая иерархия заголовков) в сочетании с корректной настройкой параметров экспорта в Word обеспечивают надежную работу закладок в итоговом PDF. Следуйте инструкциям выше, и ваш рабочий процесс станет эффективнее и продуктивнее.